Lepsze godziny w porze dziennej

Proces wdrażania

Krok 1 - Rozpoczęcie procesu

Dyrektor instytucji inicjuje proces, proponuje nominacje do Komitetu ds. Godzin Pracy i zwołuje pierwsze posiedzenie Komitetu.

Komitet ds. Godzin Pracy kieruje dyskusją na temat zmian w godzinach pracy w zakładzie. Komitet ds. Godzin Pracy składa się z przedstawicieli personelu i instytucji. Dyrektor podejmuje inicjatywę rozpoczęcia przygotowań do zmian i zwołuje Komitet ds. Godzin Pracy po otrzymaniu propozycji od pracowników / mężów zaufania i kierownictwa. Grupa musi odzwierciedlać zróżnicowanie stanowisk oraz różne systemy pracy personelu, np. elastyczne lub stałe godziny pracy. Przy wyborze przedstawicieli należy upewnić się, że każda z organizacji ASÍ, BHM oraz BSRB ma swojego przedstawiciela, o ile pracownicy należą do stowarzyszeń członkowskich tych stowarzyszeń parasolowych. Z reguły komitety powinny być małe, lecz każdy zakład pracy decyduje, co jest najbardziej odpowiednie.

Krok 2 - Gromadzenie i analiza informacji

Komitet ds. Godzin Pracy przygotowuje projekt wraz z gromadzeniem informacji, mapowaniem i analizą oraz określa główne możliwości wprowadzenia reform

Celem pracy analitycznej jest zwrócenie uwagi na wzajemne korzyści dla pracowników i zakładu pracy wynikające z reformy godzin pracy. Komitet ds. Godzin Pracy dokładnie zapozna się z materiałami informacyjnymi i wytycznymi dotyczącymi lepszych godzin pracy. Komitet ds. Godzin Pracy ponadto przygotuje się, gromadząc informacje i analizując działalność operacyjną instytucji.

Przykład:

• Analiza usług i najważniejszych newralgicznych miejsc;
• Analiza charakteru miejsc pracy i personelu. Zmiany w organizacji pracy nie muszą dotyczyć wszystkich grup pracujących dla danej instytucji, ponieważ niektóre zawody, np. nauczyciele, mają inną formę obowiązku pracy niż tradycyjny 40-godzinny tydzień pracy;
• Określenie korzyści dla personelu i instytucji w związku ze zmianą organizacji pracy;
• Omówienie możliwości w zakresie organizacji pracy, procedur, współpracy i zarządzania czasem, np.:
  • Jakie zmiany w ramach organizacji pracy pozwoliłyby na maksymalne skrócenie czasu?
  • W jaki sposób można lepiej wykorzystać godziny pracy?
  • Czy możliwe jest uproszczenie metod pracy dzięki innowacjom technologicznym?
  • Jaka elastyczność jest wymagana przy krótszym tygodniu pracy?

Na podstawie zgromadzonych informacji i analizy Komitet formułuje punkty do omówienia na spotkaniach konsultacyjnych z personelem, por. krok 3.

Krok 3 - Dialog w sprawie reformy

Spotkanie w instytucji, gdzie prezentowane są wyniki analiz, a pracownicy uczestniczą w dyskusji na temat możliwości i nowych dróg w zakresie lepszej organizacji godzin pracy.

Celem spotkania konsultacyjnego jest zapewnienie, w stosownych przypadkach, udziału wszystkich pracowników w dialogu i decyzjach w sprawie zmian. Należy jednak zauważyć, że nie wszystkie związki zawodowe zgodziły się na zmiany w godzinach pracy i że wielu pracowników organów państwowych nie należy do związków zawodowych. Konsultacje z personelem mogą być realizowane w różnych formach, zależnie od okoliczności. Komitet ds. Godzin Pracy zwołuje spotkanie konsultacyjne i przedstawia sprawozdanie dotyczące zebranych informacji oraz wyników analiz. Podczas spotkania zostaną omówione życzenia i propozycje pracowników w zakresie zmian w godzinach pracy w kontekście działalności operacyjnej i usług instytucji. Należy również omówić termin wprowadzenia tych zmian w życie.

W większych zakładach pracy najbardziej odpowiednie może być krajowe porozumienie ramowe, a następnie podział personelu na grupy, np. według działów lub departamentów. W mniejszych zakładach pracy bardziej odpowiedni mógłby być nieformalny dialog z mniejszą liczbą kroków, kiedy każdy może uczestniczyć w dialogu i wyrazić swoje opinie. Komitet ds. Godzin Pracy w każdym zakładzie pracy zadecyduje o najlepszym sposobie prowadzenia dialogu.

Dialog w sprawie reformy - język islandzki

Krok 4 - Prace nad propozycjami

Komitet ds. Godzin Pracy analizuje wyniki spotkania i formułuje propozycje organizacji godzin pracy w instytucji.

Komitet ds. Godzin Pracy analizuje dialog z personelem i formułuje propozycje na temat przerw i zmian w organizacji godzin pracy. W przypadku pracowników, którzy pracują na stanowiskach, gdzie niemożliwe jest zorganizowanie elastycznych przerw i konieczne jest zastępstwo, należy sformułować specjalną propozycję organizacji godzin pracy.

Propozycje mogą się różnić w zależności od departamentów, działów lub organizacji pracy. Komitet może poprosić o dalsze dane podczas analizy propozycji.

Krok 5 - Przedstawienie i omówienie propozycji

Propozycje są przedstawiane i omawiane z pracownikami i kierownictwem.

Komitet ds. Godzin Pracy przedstawia swoje propozycje pracownikom i kierownictwu.  Celem rozmowy jest zapewnienie porozumienia i konsensusu w sprawie propozycji dotyczących lepszych godzin pracy przed ich poddaniem pod głosowanie.

Następnie Komitet ds. Godzin Pracy przygotowuje propozycje porozumienia zgodnie z wynikami dialogu i przygotowuje głosowanie.

Krok 6 - Głosowanie

Ostateczne propozycje są poddawane pod głosowanie.

W głosowaniu nad propozycjami Komitetu ds. Godzin Pracy biorą udział pracownicy i kierownictwo, przy czym wymagane jest uczestnictwo co najmniej połowy personelu. Ponieważ propozycje powiadają wiele warstw, np. w zależności od grup pracowników, departamentów lub działów, propozycję musi przyjąć większość lub większość pracowników, których ona dotyczy. W takich przypadkach głosowanie może wymagać powtórzenia w celu uzyskania rezultatu. Jeśli dla każdej grupy pracowników oferowana jest więcej niż jedna konfiguracja, wybierana jest ta propozycja, która otrzyma najwięcej głosów. Jeżeli różne propozycje uzyskały podobną liczbę głosów, drugie głosowanie dotyczące dwóch najpopularniejszych propozycji stanowiłoby lepsze odzwierciedlenie woli większości oraz pomogłoby ustalić wynik.

Głosowanie odbywa się na spotkaniu lub w formie elektronicznej.

Krok 7a - Zatwierdzenie wniosku

Jeżeli propozycja zmian w organizacji godzin pracy zostanie zatwierdzona, dyrektor prześle ją do odpowiedniego ministerstwa w celu potwierdzenia. Ministerstwo przesyła kopię do pracowniczych związków zawodowych oraz do Departamentu Zarządzania i Reformy Publicznej do wiadomości.

Po potwierdzeniu przez ministerstwo proponowanych zmian propozycję uznaje się za zatwierdzoną.

Krok 7b - Odrzucenie wniosku

Jeżeli propozycja zostanie odrzucona, powiadomienie o niepowodzeniu dialogu zostanie przesłane do właściwego ministerstwa i odpowiedniego związku zawodowego, a także do Departamentu Zarządzania i Reformy Publicznej do wiadomości.

Dyrektor zwołuje Komitet ds. Godzin Pracy i podejmowane są decyzje dotyczące kolejnych kroków.

Można zwrócić się o wsparcie do grupy wdrożeniowej, która będzie działać w okresie obowiązywania układów zbiorowych lub do 31 marca 2023 r.

Krok 8 - Wdrożenie

Wdrożenie lepszych godzin pracy w instytucji.

Zmiany w godzinach pracy wejdą w życie nie później niż 1 stycznia 2021 r. Jeśli zostanie osiągnięte porozumienie, zmiany mogą wejść w życie wcześniej. Decyzja o terminie wejścia zmiany w życie jest podejmowana na spotkaniu konsultacyjnym między Komitetem ds. Godzin Pracy a personelem, por. krok 3.