Dagvinna
Ferli innleiðingar - skref 1-8
1. skref - Ferlið sett af stað
Forstöðumaður stofnunar setur ferlið af stað, kallar eftir tilnefningum í vinnutímanefnd og boðar til fyrsta fundar nefndarinnar
Vinnutímanefnd leiðir umræðuna um vinnutímabreytingar á vinnustaðnum. Í vinnutímanefnd eru fulltrúar starfsfólks og stofnunar. Forstöðumaður skal eiga frumkvæði að því að hefja undirbúning breytinganna og kallar saman vinnutímanefndina að fengnum tillögum starfsfólks/trúnaðarmanna og stjórnenda. Hópurinn þarf að endurspegla fjölbreytileika starfa og mismunandi aðstæður starfsfólks, s.s. bundna eða sveigjanlega viðveru. Við val á fulltrúum þarf að tryggja að ASÍ, BHM og BSRB eigi hvert sinn fulltrúa að því gefnu að starfsmenn séu félagsmenn í aðildarfélögum þessara heildarsamtaka. Miðað er við að nefndirnar verði fámennar en hver vinnustaður ákveður hvað hentar best.
2. skref - Vinnutímanefnd - upplýsingaöflun og greining
Vinnutímanefnd undirbýr verkefnið með upplýsingaöflun, kortlagningu og greiningu og metur hvar eru helst tækifæri til umbóta
Markmið greiningarvinnunnar er að draga fram gagnkvæman ávinning starfsfólks og vinnustaðar af breyttu skipulagi vinnutíma. Vinnutímanefnd kynnir sér fræðsluefni og leiðbeiningar um betri vinnutíma. Þá sinnir vinnutímanefnd undirbúningi með upplýsingaöflun og greiningu á starfsemi stofnunar.
Dæmi:
- Greining á þjónustu og helstu álagspunktum;
- Greining á eðli starfa og starfsmannahópi. Breyting á vinnutímafyrirkomulagi á ekki endilega við um alla hópa sem starfa hjá viðkomandi stofnun þar sem sumar stéttir eru með annars konar útfærslu á vinnuskyldu en hefðbundna 40 stunda vinnuviku, s.s. kennarar;
- Skilgreina ávinning starfsfólks og stofnunar af breyttu vinnufyrirkomulagi;
- Ræða sóknarfæri í vinnufyrirkomulagi, verklagi, samvinnu og tímastjórnun, t.d.:
- Hvaða breytingar þarf að gera á vinnufyrirkomulagi til að ná hámarks styttingu?
- Hvernig má nýta vinnutímann betur?
- Er hægt að einfalda vinnulag með hjálp tækninýjunga?
- Hvers kyns sveigjanleika þarf samhliða styttri vinnuviku?
Með upplýsingaöflun og greiningu mótar nefndin umræðupunkta fyrir samráðsfund með starfsfólki, sbr. 3. skref.
3. skref - Umbótasamtal
Fundur í stofnun þar sem niðurstöður greininga eru kynntar og starfsfólk tekur þátt í umræðu um tækifæri og nýjar leiðir í bættu vinnutímafyrirkomulagi
Markmið samráðsfundarins er að tryggja aðkomu allra starfsmanna, eins og við á, að samtali og ákvörðun um breytingar. Þó skal tekið fram að ekki sömdu öll stéttarfélög um breytingar á vinnutíma auk þess sem nokkur fjöldi starfsmanna hjá ríkinu er ekki í stéttarfélögum. Samráð við starfsfólk má útfæra með ólíkum hætti eftir aðstæðum. Vinnutímanefndin boðar til samráðsfundarins og gerir grein fyrir upplýsingaöflun og niðurstöðum greininga. Á fundinum á að taka til umræðu óskir og tillögur starfsmanna um breytingu á vinnutíma með hliðsjón af starfsemi og þjónustu stofnunar. Einnig á að ræða hvenær breytingin tekur gildi.
Á stærri vinnustöðum gæti þjóðfundafyrirkomulag hentað best og að starfsfólki sé þá skipt upp í hópa eftir t.d. sviðum eða deildum. Á minni vinnustöðum gæti óformlegt samtal í færri skrefum hentað betur enda gæfist öllum kostur á að taka þátt í samtalinu og koma sínum skoðunum á framfæri. Vinnutímanefnd á hverjum vinnustað ákveður hvernig best er að haga samtalinu.
4. skref - Unnið úr tillögum
Vinnutímanefnd vinnur úr niðurstöðum fundar og gerir tillögur að fyrirkomulagi vinnutíma á stofnun
Vinnutímanefnd vinnur úr samtali við starfsfólk og gerir tillögur að breyttu skipulagi vinnutíma sem og skipulagi hléa. Sérstök tillaga skal gerð um skipulag vinnutíma þess starfsfólks sem vinnur þannig störf að sveigjanlegum hléum verður ekki við komið og afleysinga er þörf.
Tillögurnar geta verið mismunandi eftir deildum, sviðum eða ólíku vinnufyrirkomulagi. Nefndin getur ákveðið að kalla eftir frekari gögnum við úrvinnslu tillagna.
5. skref - Tillögur kynntar og ræddar
Tillögur kynntar og ræddar með starfsfólki og stjórnendum
Vinnutímanefnd kynnir tillögur sínar fyrir starfsfólki og stjórnendum. Markmið samtalsins er að tryggja að sátt og samstaða sé um tillögur um betri vinnutíma áður en greidd eru atkvæði um þær.
Að því loknu undirbýr vinnutímanefndin tillögur að samkomulagi í samræmi við niðurstöðu samtalsins og undirbýr atkvæðagreiðslu.
6. skref - Atkvæðagreiðsla
Lokatillögur lagðar fram til atkvæðagreiðslu
Starfsfólk og stjórnendur greiða atkvæði um tillögur vinnutímanefndar og þarf a.m.k. helmingur starfsmanna að taka þátt. Þar sem tillögur eru margskiptar, t.d. eftir hópum starfsfólks, deildum eða sviðum, þarf meirihluti að samþykkja tillöguna eða meirihluti þeirra starfsmanna sem tillagan fjallar um. Í þeim tilvikum gæti þurft að endurtaka atkvæðagreiðslu til að komast að niðurstöðu. Ef boðið er upp á fleiri en eina útfærslu fyrir hvern starfsmannahóp er það sú tillaga sem fær flest atkvæði sem verður fyrir valinu. Sé atkvæði hverrar tillögu með svipaðan stuðning gæti önnur kosning milli tveggja efstu tillagnanna endurspeglað betur vilja meirihlutans og stuðlað að sátt um niðurstöðuna.
Atkvæðagreiðsla fer fram á fundi eða rafrænt.
7a. skref - Tillaga samþykkt
Ef tillaga um breytt skipulag vinnutíma er samþykkt sendir forstöðumaður hlutaðeigandi ráðuneyti hana til staðfestingar. Ráðuneytið sendir heildarsamtökum launafólks og Kjara- og mannauðssýslu ríkisins afrit til upplýsingar.
Að fenginni staðfestingu ráðuneytis á fyrirhuguðum breytingum telst hún samþykkt
7b. skref - Tillaga felld
Ef tillagan er felld skal senda tilkynningu um árangurslaust samtal til hlutaðeigandi ráðuneytis sem sendir afrit til hlutaðeigandi heildarsamtaka launafólks sem og Kjara- og mannauðssýslu ríkisins til upplýsingar.
Forstöðumaður kallar vinnutímanefnd saman og næstu skref eru ákveðin.
Leita má aðstoðar innleiðingahóps sem verður starfræktur á gildistíma kjarasamninga eða til 31. mars 2023
8. skref - Innleiðing
Innleiðing betri vinnutíma á stofnun
Breyting á vinnutíma tekur gildi í síðasta lagi 1. janúar 2021. Náist samkomulag þar um má breytingin taka gildi fyrr. Skal þá ákveða hvenær breytingin tekur gildi á samráðsfundi vinnutímanefndar og starfsfólks, sbr. 3. skref.