Samtalspunktar og aðrar nauðsynlegar upplýsingar um umræðuefni samráðsfundar á stofnun

Umbætur í starfsemi ríkisstofnana

Í flestum kjarasamningum sem voru undirritaðir veturinn 2019-2020 er kveðið á um heimild til að gera breytingar á skipulagi vinnutíma og stytta vinnuvikuna. Meginmarkmið breytinganna er að stuðla að umbótum í starfsemi ríkisstofnana, bæta vinnustaðamenningu og nýtingu vinnutíma án þess að draga úr skilvirkni og gæðum þjónustu.

Til að ná fram styttingu á vinnutíma þarf samhliða að skoða breytingar á vinnufyrirkomulagi, verklagi, samvinnu og tímastjórnun til að ná fram markmiðum um gagnkvæman ávinning starfsmanna og vinnustaðarins. Umbætur eru því forsenda þess að hægt sé að stytta vinnutímann.

Betri vinnutími er samstarfsverkefni þar sem allir þurfa að leggja sig fram ef vel á að takast til. Starfsfólk þarf að vera meðvitað um hlutverk og markmið eigin stofnunar og starfsins sem það gegnir og vita hvernig á að forgangsraða verkefnum. Þá þarf að kanna hvort hægt sé að dreifa verkefnum og daglegri verkaskiptingu á annan hátt og skilgreina hverju þurfi að breyta til að sett markmið náist.

Eyðublað vegna endurskoðunar

Eldra eyðublað til að skrá niðurstöður umbótasamtals (sýnishorn)

Umræðupunktar fyrir samtal á vinnustöðum

Hér að neðan má finna dæmi um umræðupunkta fyrir samtal starfsfólks og stjórnenda varðandi verklag og vinnu­fyrirkomulag til undirbúnings styttingu vinnuvikunnar.

Starfsemi og starfsumhverfi

• Hvernig er verkaskipting?
• Hvernig er samvinna milli starfsfólks, sviða og deilda?
• Hvernig er þjálfun til starfa háttað og hvaða tækifæri eru í skýrari þjálfunarferlum?
• Hvernig er upplýsingaflæði?
• Hvernig er næði á vinnustaðnum?
• Hvernig er starfsandinn?
• Hvernig er tryggt að hæfni starfsfólks sé nýtt sem best?
• Hverjar eru áherslur og með hvaða hætti er forgangsröðun gerð skýr?
• Hvernig er starfsfólki tryggð einbeiting þegar þörf er á slíku?

Verklag og ábyrgð

• Hvernig er ábyrgðasvið skilgreint?
• Hver hefur heimild til ákvarðana?
• Hvernig má hraða veitingu samþykkis til að forða tafir?
• Hvernig má koma í veg fyrir að verkefni og/eða mál stoppi hjá einum/fáum?
• Hvernig er jafnræði í dreifingu verkefna tryggt?

Sóun í nærumhverfinu

• Hvernig má draga úr tölvupóstsendingum eða senda á markvissari hóp?
• Hvernig er hægt að nýta tímann betur með markvissari námskeiðum eða fræðslu?    
• Hvernig er undirbúningi og framkvæmd funda háttað?
• Hvernig má nýta farfundabúnað betur?
• Hvernig er hægt að vinna verkefni betur til að fyrirbyggja að vinna þurfi þau aftur?
• Hvernig er hægt að minnka undantekningar frá verkferlum/vinnulagi?
• Hvernig er hægt að vinna sér í haginn fyrir árstíðabundnar sveiflur?
• Hvernig er verið að skrá nauðsynlegar eða gagnlegar upplýsingar?
• Hvaða upplýsingar er verið að skrá oftar en einu sinni?
• Hvaða upplýsingar eru skráðar inn í mismunandi kerfi?
• Hvernig eru upplýsingar uppfærðar og gerðar aðgengilegar?
• Hvernig tala upplýsingakerfin saman?
• Hvernig er gögnum safnað og þau vistuð?
• Hvernig er hægt að stytta tíma við leit að gögnum?
• Hvernig má stytta biðtíma vegna yfirferðar/yfirlesturs á gögnum?
• Hvernig er hægt að minnka ferðatíma, flutning eða tilfærslu starfsfólks milli staða?
• Hvernig er hægt að bæta tímastjórnun?

Sveigjanleg eða bundin viðvera

Störf hjá ríkinu eru fjölbreytt og þannig geta sumir hópar ráðið vinnustað, vinnutíma og/eða verkefnum og njóta þannig sveigjanleika í störfum. Dæmi um þetta er starfsfólk sem getur að jafnaði haft áhrif á vinnutíma sinn, jafnvel vinnustað og ákveðið t.d. að vinna heima og skipulagt verkefni sín í samræmi við það. Aðrir hópar eru með bundna viðveru og þá er það næsti yfirmaður sem stýrir vinnutíma, verkefnum og/eða vinnustað. Þannig er algengast að leysa þurfi viðkomandi starfsmann af til að viðkomandi geti tekið sér hlé frá störfum. Í aðdraganda breytinga er gagnlegt að greina hvaða starfsfólk nýtur sveigjanleika og hverjir eru með bundna viðveru. Ástæðan er sú að ef vilji er til að fara í hámarksstyttingu verða matar- og kaffitímar óvirkir. Það felur ekki í sér að starfsfólk fái ekki tækifæri til að næra sig á vinnutíma heldur að það verða ekki skilgreindir sérstakir matar- og kaffitímar í nýju vinnutímaskipulagi. Þeir verða þannig sveigjanlegir og starfsfólk skuldbindur sig til að reyna að nýta vinnutímann sem best en eftir sem áður fá sér hádegismat, kaffi eða létt snarl þess á milli. Slíkt skipulag er auðvelt fyrir starfsfólk sem nýtur sveigjanleika og getur sjálft skipulagt hvenær það bregður sér frá til að nærast. Hið sama á ekki við um starfsfólk með bundna viðveru og því þarf að skipuleggja þeirra hlé. Nánar verður fjallað um matar- og kaffitíma hér á eftir. Er hægt að stytta biðtíma vegna yfirferðar/yfirlesturs á gögnum?

Fyrirkomulag hléa

Hluti af því að innleiða betri vinnutíma er að ákveða  fyrirkomulag matar- og kaffitíma. Kjarasamningar gerðu áður ráð fyrir að matartími væri ekki hluti vinnutímans en að launaðir kaffitímar væru tveir, samtals 35 mínútur, og þar með hluti vinnutímans.

Á flestum vinnustöðum hafa kaffitímarnir hingað til verið nýttir í hádegismatinn, þannig að vinnudagurinn hefur verið samtals 8 tímar, með 35 mínútna matarhléi. Starfsfólk hefur þó einnig tækifæri til að fá sér kaffi fyrir og eftir mat en þeir kaffitímar hafa verið sveigjanlegir og sjaldnast tímasettir enda búið að taka út kjarasamningsbundið hlé í matartímanum.

Þetta fyrirkomulag getur breyst við styttingu vinnutímans. Ef starfsfólk kýs að fara í ítrustu styttingu, þannig að vinnuvikan verði 36 tímar, gefur starfsfólk eftir forræði á kaffi- og matartímum og þeir verða sveigjanlegir. Það þýðir ekki að matar- og kaffitímar verði ekki til staðar. Dæmi um þetta er að á vinnustöðum þar sem eru mötuneyti og kaffistofur mun starfsfólk áfram geta fengið sér hádegismat og tekið styttri hlé frá störfum. Í þeim tilvikum sem starfsfólk hefur bundna viðveru og kemst ekki frá nema að vera leyst af verður innleitt fyrirkomulag sem gerir ráð fyrir afleysingu á meðan matast er og til að fólk geti fengið sér kaffi eða staðið upp fyrir og eftir hádegi. Hádegismatur og kaffitímar verða þá hluti af vinnutímanum. Sumir vinnustaðir eru ekki með mötuneyti og þá hefur starfsfólk fundið lausnir á því, dæmi þar um er að allir komi með nesti til að spara tíma við að fara út í matvöruverslun eða á veitingastað.

Yfirvinna

Yfirvinnumenning vinnustaða er sérstakt umfjöllunarefni. Nauðsynlegt er að greina og ræða þörf á yfirvinnu. Algengt er að kynslóðamunur sé þegar kemur að vilja fólks til að taka að sér yfirvinnu og tengist gjarnan fjölskylduábyrgð. Á þeim vinnustöðum sem hafa innleitt styttri vinnuviku hefur yfirvinna að jafnaði ekki aukist en stjórnendur hafa bent á að það þurfi að fylgja því markvisst eftir. Markmið betri vinnutíma er að stytta heildarvinnutíma en ekki að hækka laun starfsfólks þar sem yfirvinna byrji fyrr. Styttingin felur jafnframt í sér tækifæri til að tileinka sér ný viðhorf um að vinna betur á styttri tíma. Þannig gæti vinnustaðurinn t.d. sammælst um að ekki verði unnin yfirvinna nema í undantekningartilvikum samkvæmt tilmælum yfirmanns og þá eingöngu vegna skorts á starfsfólki, óvænts álags eða annarra tímabundinna aðstæðna. 

Skrepp

Skilvirkni á vinnutíma fer mikið eftir því hvort starfsfólk geti sinnt starfi sínu án truflunar. Margir vinnustaðir bjóða nú þegar upp á mikinn sveigjanleika og starfsfólk getur þannig sinnt fjölskyldu- og einkaerindum á vinnutíma enda er það oft eini tími dags sem hægt er að sinna ákveðnum erindum. Ræða þarf sérstaklega hvernig fari með „skrepp“ hvort hægt sé að útrýma þeim með öllu á vinnutíma enda geti starfsfólk sinnt þeim í frítíma eftir að vinnuvikan hefur verið stytt og ef einhverjar undantekningar eigi að vera frá því hverjar þær eigi að vera.

Reglubundin hlé

Mikilvægt er fyrir andlega og líkamlega líðan starfsmanna að taka reglubundið hlé frá störfum. Vinnustaðir eru hvattir til þess að skipuleggja breytingar á vinnutíma með það í huga. Ein mikilvægasta viðhorfsbreytingin sem vinna þarf í er að viðvera og langar setur eða einhæf líkamsstaða skilar ekki endilega bestu afköstunum heldur getur reglulegt hlé og næring gefið starfsfólki aukna orku og einbeiting. Einnig getur hlé veitt starfsmönnum nýtt sjónarhorn á krefjandi verkefni. Starfsmenn sem taka reglubundin hlé sýna minni merki um þreytu og streitu að afloknum vinnudegi en þeir sem gera það ekki. Gagnkvæmur sveigjanleiki í þessum efnum með hliðsjón af eðli starfa er stór liður í viðhorfsbreytingunni. Hætta er á að starfsmenn veigri sér við að taka hvíld ef yfirmenn gefa til kynna á einhvern hátt að slíkt sé ekki vel séð. Því þurfa yfirmenn að huga að eigin venjum því þeir ganga fyrir með fordæmi.

Vinnureglur um viðveru

Dæmi um atriði sem taka þarf afstöðu til við yfirferð á vinnureglum um viðveru og skráningu á fjarveru:

• Skrepp á vinnutíma.
• Fjarvera tengd heilsufari starfsmanna.
• Fjarvera tengd heilsufari barna starfsmanna.
• Fjarvera tengd heilsufari nákominna ættingja starfsmanna, s.s. maka, foreldra og systkina eða langtímaveikinda í fjölskyldunni hjá öðrum en börnum starfsmanns.
• Fjarvera tengd neyðartilvikum.

Undirbúningur nýs vinnutímafyrirkomulags

• Umbætur - Aðlögun stofnunar/vinnustaðar til að nýta tímann betur
  • Breytt skipulag eða verkferlar, tækninýjungar, tímastjórnun, samvinna
  • Aukin sjálfsstjórn og ábyrgð starfsfólks
  • Aukið traust stjórnenda til starfsfólks og þeirra á milli
  • Sveigjanleiki aðila
• Aðlögun vinnustaðamenningar
• Nýtt fyrirkomulag vinnutíma:
  • Lengd vinnuviku (fjöldi stunda)
  • Daglegur/vikulegur vinnutími (t.d. kl. 8:00-15:12 eða unnið til kl. 12:00 á föstudögum)
    • Mismunandi fyrirkomulag eftir hópum, deildum eða sviðum
    • Bundin eða sveigjanleg viðvera?
  • Fyrirkomulag hléa
    • Bundin eða sveigjanleg viðvera?
• Skýr skilaboð
  • Uppsöfnun styttingar, árekstur við veikindi, rauða daga, orlof o.s.frv.
  • Áhrif á ávinnslu réttinda
• Endurupptaka samtals/stöðutaka/tímabil samkomulags um breytt vinnufyrirkomulag